Як вести протокол


Правильне ведення протоколу - чи не найважливіше в бізнесі. Якщо точно й акуратно не фіксувати всі ідеї та рішення, що виникли на засіданні, результати зустрічі можуть бути безповоротно втрачені.

1.


Уточніть, що ваш бос розуміє під веденням протоколу засідання: чи потрібно записувати все, що говориться, дослівно або достатньо просто накидати головні думки? Звичайно потрібно щось середнє між тим, чим займається стенограф, і коротким викладом суті що відбувається. Перед тим, як почати працювати, упевніться, що ви точно знаєте, що від вас вимагається.

2.


Зосередьтеся під час засідання і не розслабляйтеся ні на хвилину. Якщо щось відволіче вас хоча б на пару миттєвостей, ви можете втратити щось дуже важливе.

3.

Виробіть свої власні зрозумілі тільки вам скорочення і стенографічні знаки для поширених шаблонних фраз, імен, назв місць, компаній, організацій і думок. Це допоможе вам швидко вести протокол. Чим менше вам доведеться писати або друкувати на ноутбуці, тим краще вам буде вдаватися концентруватися на тому, що відбувається.

4.

Копіюйте текст клопотань, поправок та інших документів, щоб їх можна було цитувати дослівно. Дивно, але дуже часто виникає питання про те, як були сформульовані ті чи інші позиції сторін. Якщо з приводу змісту і підтексту клопотання виникає хоча б найменша невизначеність, необхідно, щоб ви могли пояснити важливим персонам, що малося на увазі насправді. Також стежте за тим, хто пред'явив клопотання, хто виступив на підтримку, і обов'язково фіксуйте кількість проголосувавших з того чи іншого питання.
{LikeAndRead}

5.

Намагайтеся розшифровувати свої записи відразу після засідання. Чим довше ви прождет, тим важче буде згадати контекст засідання, читаючи свої записи. Через це можуть виникнути помилки, а якщо ви будете вести протокол засідання з помилками, це загрожує дуже серйозними наслідками.
{/LikeAndRead}